Task manager: Perché oggi gestire impegni è meglio?

social-task-management2Un buon programma o applicazione di gestione impegni -online e non- oggi si rende sempre più utile e necessario.  Alla fine di questo post vedrete una serie di possibili strumenti online.
Un “Task manager” non è solo una specie di lista digitale delle cose da fare messa dentro un calendario, ma uno strumento di lavoro che aiuta a organizzare impegni di tutti i tipi con attenzione alle scadenze, ai carichi di lavoro, ai ruoli e alla comunicazione interpersonale. Se aggiungete la possibilità di interagire attraverso dispositivi mobili (i telefonini e tablet, per intenderci), allora è “fatta al 100%”.
Un “Task manager” è buono a secondo di quello che ci serve, se lo possiamo utilizzare da più dispositivi (magari con sistemi operativi diversi), se le persone coinvolte negli impegni hanno ruoli più o meno chiari e assegnati, se è possibile  condividere i compiti loro assegnati senza troppe complicazioni, ecc. Quali sono, dunque, le caratteristiche e/o i requisiti cui dovremo prestare attenzione? Ecco una breve lista:

  • Fissare le priorità agli impegni, distinguendo tra elementi importanti e non
  • Organizzare le attività (tasks) in relazione a determinati progetti o categorie
  • Fissare dei promemoria (reminders) o scadenze per gli impegni e averli condivisi sui propri calendari
  • Avere la possibilità di suddividere gli impegni e le attività da svolgere in sotto-attività per poterli pianificare meglio e condividere queste stesse sotto-attività con i membri di un team di lavoro.Inoltre, se si è a capo di una squadra di lavoro, si potrebbe avere la necessità di
  • Sovrintendere alla serie di attività e impegni di lavoro, con revisione e controllo di quanto svolto e/o delegato
  • Avere la possibilità di gestire in modo centralizzato, se necessario.

In termini di strumenti e dispositivi, vale la regole secondo cui più se ne hanno, meglio è. Pertanto, quando scegliamo un’applicazione o software, controlliamo che vi siano:

  • Un’app per smartphone e tablet
  • Un’applicazione desktop
  • Un’applicazione da usare via web (online, secondo la filosofia del Web 2.0Fra gli strumenti online per “Project Management” migliori, tutti gratis, che mi sento di consigliare: Anydo; Asana; Bitrix24; Producteev; Todoist.

BlackBerry Blend: gestire messaggi, email e altri contenuti

BlackBerry Blend

Da felice possessore e utilizzatore di telefonini BlackBerry ho scoperto la nuova App BlackBerry Blend che permette di gestire la messagistica ed i contenuti del nostro smartphone tramite i terminali più disparati: Windows, iOS, Mac e Android. L’essenza crossplatform di Blend è la ricetta di BlackBerry per rispondere alle esigenze dell’utenza odierna, sempre alla presa con dispositivi più disparati e spesso basati su diversi OS.
Tramite Blend gli utenti potranno ricevere notifiche istantanee, rispondere a messaggi di lavoro e personali, accedere a documenti, calendari, contatti e contenuti media in tempo reale su qualunque dispositivo, che sia uno smartphone Android/iOS/BlackBerry o un tablet e PC. Il valore aggiunto non è ovviamente il solo carattere multipiattaforma, la casa canadese garantisce infatti un livello di sicurezza inedito che fa affidamento sui metodi di criptaggio già in uso. Potremo quindi:

  • Utilizzare lo smartphone come un hub di rete mobile: accediamo in maniera sicura a email di lavoro, calendari e file importanti su qualunque dispositivo connesso a Blend.
  • Trasferire file tra i device: salveremo file dal computer sul nostro smartphone BlackBerry così da renderli accessibili su qualunque device connesso a BlackBerry Blend.
  • Sicurezza BlackBerry, sui tuoi device: Resa possibile dal device BlackBerry attraverso la rete BlackBerry, questa esperienza integrata è anche sicura. E gli amministratori IT possono dormire sonni tranquilli, dal momento che hanno la possibilità di settare parametri per gli utenti del BlackBerry Blend in grado di adattarsi alle loro linee guida in materia di sicurezza.
  • Gestione unificata del calendario: BlackBerry Blend unisce tutti gli incontri di lavoro, gli appuntamenti personali e gli eventi in un’unica schermata.
  • Connettersi ovunque, in qualunque momento: BlackBerry Blend può connettersi senza fili via wireless o rete cellulare, o tramite porta USB sul proprio PC. Una volta connesso, utilizza il nostro BlackBerry ID sul computer e tablet per connetterci sul BlackBerry Blend.

AirDroid: Gestire il proprio smartphone via web

AirDroidUn’applicazione come AirDroid mi mancava ed è sicuramente utile per chi possiede e utilizza un telefono cellulare con sistema Android.
Ho scoperto AirDroid casualmente e l’ho subito scaricato sia sul telefonino che sul pc. AirDroid esiste in molte versioni Desktop: Windows, Mac OS X, e versione accessibile da web (Google Chrome, ovviamente).
Una volta installato su telefonino e/o computer, creeremo un account e in brevissimo tempo AirDroid si collegherà al nostro telefonino, originando una schermata – plancia di comando come quella dell’illustrazione, da cui è possibile gestire tutto quanto c’è nel proprio smartphone. Vedremo il nostro (o più) terminale con un menu a destra, compresa la sua localizzazione (via Gps) e in basso sempre a destra una piccola console per gestire la scheda di memoria presente. Sempre sulla schermata a sinistra potremo aggiungere app a nostro piacimento.
Tramite AirDroid è possibile leggere/spedire/ SMS, gestire le applicazioni, tutti i file multimediali, audio e video. E’ presente un discreto “Task Manager” e “File Manager”, ecc. Sul pc quindi potremo gestire le notifiche, interagire con i contenuti del telefonino e così via in modo abbastanza efficace. Unica nota negativa è che su Android 4.4 “KitKat” NON è ancora possibile cancellare i vecchi SMS.
Indubbiamente AirDroid è un’ottima applicazione che mancava agli utenti Android, cosa che invece esisteva da anni per BlackBerry (e oggi la suite di BlackBerry Blend risulta la più completa esistente) e Mac OS X.