Task manager: Perché oggi gestire impegni è meglio?

Un buon programma o applicazione di gestione impegni -online e non- oggi si rende sempre più utile e necessario.  Alla fine di questo post vedrete una serie di possibili strumenti online.
Un “Task manager” non è solo una specie di lista digitale delle cose da fare messa dentro un calendario, ma uno strumento di lavoro che aiuta a organizzare impegni di tutti i tipi con attenzione alle scadenze, ai carichi di lavoro, ai ruoli e alla comunicazione interpersonale. Se aggiungete la possibilità di interagire attraverso dispositivi mobili (i telefonini e tablet, per intenderci), allora è “fatta al 100%”.
Un “Task manager” è buono a secondo di quello che ci serve, se lo possiamo utilizzare da più dispositivi (magari con sistemi operativi diversi), se le persone coinvolte negli impegni hanno ruoli più o meno chiari e assegnati, se è possibile  condividere i compiti loro assegnati senza troppe complicazioni, ecc. Quali sono, dunque, le caratteristiche e/o i requisiti cui dovremo prestare attenzione? Ecco una breve lista:

• Fissare le priorità agli impegni, distinguendo tra elementi importanti e non
• Organizzare le attività (tasks) in relazione a determinati progetti o categorie
• Fissare dei promemoria (reminders) o scadenze per gli impegni e averli condivisi sui propri calendari
• Avere la possibilità di suddividere gli impegni e le attività da svolgere in sotto-attività per poterli pianificare meglio e condividere queste stesse sotto-attività con i membri di un team di lavoro.Inoltre, se si è a capo di una squadra di lavoro, si potrebbe avere la necessità di

• Sovrintendere alla serie di attività e impegni di lavoro, con revisione e controllo di quanto svolto e/o delegato
• Avere la possibilità di gestire in modo centralizzato, se necessario.

In termini di strumenti e dispositivi, vale la regole secondo cui più se ne hanno, meglio è. Pertanto, quando scegliamo un’applicazione o software, controlliamo che vi siano:

• Un’app per smartphone e tablet
• Un’applicazione desktop
• Un’applicazione da usare via web (online, secondo la filosofia del Web 2.0Fra gli strumenti online per “Project Management” migliori, tutti gratis, che mi sento di consigliare: Anydo; Asana; Bitrix24; Producteev; Todoist.

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